Tra i diversi ambiti di operatività, propri dell’Unità “Tecnica e Urbanistica” di Giovinazzo, conferiti a soggetti terzi, da ultimo, va annoverato anche il cosiddetto OUTSOURCING DELL’ARCHIVIO e cioè il servizio di organizzare, gestire e tenere in deposito le pratiche dell’edilizia, anche mediante l’informatizzazione delle stesse.
Il termine inglese “outsourcing”, che letteralmente potrebbe tradursi come “Ricevere dal di fuori”, in realtà, passa come la pratica, ormai diffusa, anche presso le Amministrazioni Pubbliche, mediante la quale compiti operativi e/o forme varie di prestazioni sono affidati per il loro disbrigo a contraenti specialisti o imprese fornitrici esterne. Pertanto, specie in ambito privatistico, dette esternalizzazioni possono riguardare singole mansioni e, perfino, risultati produttivi che attengono a più aree operative e anche a completi processi aziendali.
Il caso di cui, qui, ci si occupa, che è compiutamente riassunto nella Determina n.44 del 09.04.2024 dell’ing. Carrieri, Dirigente dell’Unità “Urbanistica – Lavori Pubblici – Ambiente”, afferisce alle incombenze relative all’esercizio dell’archivio corrente e al deposito degli atti e provvedimenti del settore edilizio, comprese le operazioni di inventarizzazione documentale, scarto e riordino delle pratiche e loro digitalizzazione. Il servizio è stato affidato alla Ditta “Organizzazione Aprile -Gestione Archivi-” di Bari, per il triennio 2024-2026, con una spesa complessiva di € 50.000.00, nei termini e condizioni previste dal Capitolato Speciale, elaborato ad hoc e approvato congiuntamente alla Determina dirigenziale sopra menzionata.
Presumo, per quanto esposto nel provvedimento, che l’ing. Carrieri abbia considerato che l’esternalizzazione non si limiti strettamente alle pratiche dei permessi e licenze a costruire, trattate dal Settore SUE (Sportello Edilizio), ma anche a quelle del SUAP (Sportello delle Autorizzazioni Produttive), comparto di attività gestito, anche questo, da professionista esterno, e, ancora, alle convenzioni concessorie specie in materia demaniale, comportando queste, di solito, abilitazioni e titoli edilizi.
Anche in questa Determina che esternalizza il servizio d’archivio, adottata conformente ai recenti dispositivi del D.Lgs. n.36/2023, dopo aver rimarcato l’esigenza di avere una corretta catalogazione e conservazione delle pratiche dell’ufficio, il Dirigente dà giustificazione della sua decisione con la mancanza di una figura professionalizzata in materia archivistica tra gli agenti del suo organico. Nel senso che, in assenza di personale qualificato ad assicurare tali adempimenti, complementari alle specialistiche funzioni della Struttura, ha inteso affidarsi a un soggetto esterno, attrezzato per la tenuta dell’archivio. Una valutazione la sua, certamente, di opportunità strategica per il proficuo conseguimento degli obiettivi individuati dal PIAO 2024-2026 e in adesione a quanto gli è richiesto dal DUP 2024-2026.
Senza entrare, comunque, nel merito di una tale scelta con specifico riguardo alla dotazione organica e e al programma funzionale del 3° Settore, nei termini convenuti con l’Organo politico mediante il Piano Esecutivo di Gestione (PEG 2024-2026), non si può non evidenziare che la Direzione stessa è assegnataria, in forza della D.G. n.36 del 29.02.2024, di un fondo, per l’anno in corso, di € 3.250,00 per la professionalizzazione del personale. Una risorsa che consentirebbe l’addestramento di un agente alla tenuta dell’archivio dell’ufficio e all’informatizzazione delle proprie pratiche.
C’è, però, un’altra ragione che il Dirigente adduce a giustificazione della sua decisione a esternalizzare il servizio dell’archivio che, per quanto desumo dal tenore del provvedimento, debba riguardare oltre alle pratiche correnti anche quelle non più attinenti agli affari in corso (Archivio di deposito) e, ancora, tutti gli atti da conservare permanentemente (Archivio Storico) per la cui gestione a terzi occorrerebbe una specifica autorizzazione della Soprintendenza archivistica.
Ed è questa una motivazione di una certa significanza, non a caso è più volte richiamata dal Dirigente.
Infatti, viene esplicitata come necessità a liberare spazio fisico all’interno degli immobili di proprietà comunale. In altre parole, vorrebbbe significare che il palazzo comunale e, nello specifico, la sede della sua direzione non permetterebbe di ricavare un posto per il deposito di materiale archivistico, per la sua conservazione duratura e, pure, per la consultazione. Dunque, l’unica soluzione sarebbe di trasferire altrove tutto il materiale archivistico e, per una sua efficiente gestione, affidarlo a un privato professionalizzato che provveda anche al suo riordino digitalizzato e a una funzionale banca dati per la consultazione.
Una linea di logica anche condivisibile.
La circostanza, tuttavia, rivela che la Direzione del 3° Settore non è in grado di avere un archivio delle proprie pratiche, causa anche l’inadegnatezza dei locali assegnati, cui non può essere sottratto alcuno spazio per essere interamente occupato da arredi e strumentazioni d’impiego del personale per lo svolgemento delle precipue attività funzionali.
Ma questo porta a chiederci: il Comune di Giovinazzo ha un comparto organico centralizzato per la gestione delle attività di riordino e deposito di tutte pratiche comunali e, dunque, anche di un archivio storico?
Forse le diverse Unità Direzionali, cui si articola l’Ente comunale, sono tenute a badare, per proprio conto, a sistemare e tenere un deposito dei carteggi in trattazione oltre le pratiche non più correnti?
E, se così fosse, le altre Direzioni, diversamente da quella “Tecnica-Urbanistica” sono attrezzate alla tenuta del proprio archivio, anche in forma digitalizzata, disponendo pure di uno spazio confacente per il deposito delle pratiche correnti oltre a quelle da conservarsi permanentemente?
Infine, fa specie l’evidenziazione che il Comune non disponga di locali e immobili di proprietà ove incentrare una attività d’istituto di estrema rilevanza, qual’è quella della gestione e della tenuta dell’archivio generale delle pratiche non più in corso delle diverse Unità Direzionali e, particolarmente, della conservazione dei documenti che assumono un valore storico per essere sottratti alle operazioni di scarto e al macero, secondo le procedure previste in materia.
Com’è possibile che, a fronte di tale necessità, si sia deciso di demolire un notevole fabbricato, già scuola materna, per ricavare una qualche decina di posti pubblici a parcheggio? Non sono stati ceduti a terzi immobili di proprietà comunale indisponibile? Non si è forse concesso in comodato d’uso gratuito all’Associazione molfettese “La Plancia Piena” il palazzo storico dell’ex Govenatore, in piazza Umberto, dopo averci speso risorse comunali per rendorlo nuovamente fruibile?
Quest’antico Palazzo, già prima sede comunale, destinato dalla precedente Amministrazione a divenire un centro espositivo di opere pittoriche, non poteva essere ristrutturato per essere Centro d’archivio comunale, liberando così gli spazi del palazzo municipale, attualmente occupati per la raccolta delle pratiche di competenza dei vari Uffici?
Non resta, in ultima analisi, dover costatare che con la demolizione del palazzo ottocentesco del municipio, nel 1964, l’Archivio comunale di Giovinazzo continua a essere in piena e continua contingenza, al punto che nell’attualità, si è convenuto, a livello dirigenziale, per una ragione o per un’altra, affidarne la gestione e il deposito a un’impresa privata.
Giuseppe Maldarella
